LAPORAN PKL ASTRI KHAIRUNNISA BULAN JULI 2025

PELAKSANAAN PENGARSIPAN SURAT MASUK
& 
SURAT KELUAR DI RUANG PMDK

Disusun oleh:

Nama: Astri Khairunnisa

Kelas: XII TJKT

DUDIKA: KANTOR CAMAT MUARA WAHAU

Saat pertama kali mendengar tugas pengarsipan, saya mengira itu hanya soal menyimpan surat-surat ke dalam map atau lemari. Namun setelah Praktik Kerja Lapangan (PKL) di ruangan PMDK, saya menyadari bahwah pengarsiapan surat bukanlah pekerjaan yang bisa dianggap sepele. 

Setiap surat yang datang maupun yang dikirim harus dicatat dengan teliti, diberi nomor sesuai aturan, lalu disimpan berdasarkan urutan dan kategori tertentu. Proses sangat penting agar dokumen mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan, terutama untuk keperluan administrasi dan koordinasi  antar bagian. 

Pengertian Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan dokumen atau surat dengan cara yang teratur dan sistematis, agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Dalam kegiatan perkantoran, khususnya di ruangan PMDK, pengarsipan surat masuk dan surat keluar menjadi kegiatan penting untuk mendukung kelancaran administrasi dan komunikasi internal maupun eksternal.

• Surat Masuk adalah semua bentuk surat yang diterima dari pihak luar, baik instansi lain, perorangan, maupun pihak lain yang berkaitan dengan tugas pokok kantor.
• Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh instansi untuk dikirimkan kepada pihak luar sebagai bentuk komunikasi resmi.

Contoh Surat Keluar dan Surat Masuk 

     A. Contoh Surat Masuk 

• Surat Dari Dinas Pendidikan terkait petunjuk pelaksaan penerimaan mahasiswa baru 
• Surat undangan dapat dari instansi terkait 

     B. Contoh Surat Keluar 

• Surat balasan permohonan data peserta didik
• Surat pengantar dokumen ke dinas terkait

Cara Pengarsipan Surat Masuk di Ruangan PMDK 

Di ruangan PMDK, proses pengarsipan dilakukan dengan metode yang sistematis dan mengikuti prosedur tertentu. Berikut langkah-langkah pengarsipannya:

1. Pencatatan dan Pengarsipan Surat Masuk 

>Saya melakukan pencatatan surat masuk ke Buku Agenda Surat Masu. Adapun isi dari buku tersebut sebagai berikut:

• Asal Surat 
• Tanggal Terima Surat 
• Tanggal Surat 
• Nomor Surat 
• Isi Ringkasan (perihal)
• Tujuan Surat

> Setelah itu, barulah dilakukan disposisi surat oleh atasan atau pimpinan ruangan.

> Lalu menyimpan surat  ke dalam map arsip sesuai klarifikasi, seperti berdasarkan: 

• Urutan nomor surat
• Tanggal surat 
• Asal instansi 
• Kategori surat (undangan,permohonan,laporan,dsb)

2. Pencatatan dan Pengarsipan Surat Keluar 

    a. Pembuatan Surat oleh staf atau pegawai sesuai kebutuhan

    b. Pemeriksaan dan Penandatanganan oleh pejabat yang berwenang 

>Setelah itu, saya melakukan pencatatan surat keluar pada Buku Agenda Surat Keluar, yang berisi data   sebagai berikut:

• Tanggal keluar surat 
• Asal surat 
• Nomor surat 
• Perihal 
• Tujuan surat 
• Pengirim
• Keterangan 

>Setelah selesai mencatat di buku agenda saya membuat dan juga penyimpan copy surat ke dalam map arsip surat keluar, dangan sistem klarifikasi yang sama seperti surat masuk.

Manfaat Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Ruang PMDK 

1. Meningkatkan efisiensi kerja pegawai dalam menangani surat dan dokumen lainnya.

2. Memudahkan pencarian data surat apabila diperlukan sewaktu-waktu.

3. Mencegah terjadinya kehilangan atau kerusakan surat, karena disimpan secara rapi dan teratur

Tujuan dari Pelaksanaan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 

1. Mempermudah koordinasi antarbidang terkait program PMDK.

2. Menyediakan data surat sebagai dasar kebijakan dan pelayanan.

3. Mendukung pelacakan instruksi dan tindak lanjut surat dengan akurat.

Kesimpulan 

Berdasarkan hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah dilaksanakan di ruangan PMDK, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang kelancaran administrasi perkantoran.

Proses pengarsipan dilakukan secara sistematis mulai dari pencatatan, pemberian nomor, hingga penyimpanan dokumen fisik ke dalam map arsip. Pengarsipan yang baik dan tertata rapi membantu memudahkan pencarian dokumen saat dibutuhkan, menjaga keamanan informasi, serta mendukung kegiatan komunikasi antara instansi.

Melalui kegiatan ini, saya mendapatkan pengalaman langsung dalam memahami prosedur pengarsipan serta meningkatkan keterampilan administrasi yang berguna di dunia kerja.

Dokumentasi Kegiatan 

Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar 

Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar